今の業務を効率的にしたいというような業務改革を考えている場合、システム化できる部分はシステム化をしていくことをおすすめします。
しかし事前にどの部分をシステム化するか、どういった内容のシステムにしたいのかを詳細に決める必要があるため、社内業務のシステム化が中々進められないという企業も多いです。
システム化をしたのはいいが、結果的に使いにくいシステムになってしまったという失敗談も多く聞きます。
このように社内業務のシステム化については、現在もハードルが高いものと感じる方が多いのも事実です。
今回は、失敗しないためのシステム化の方法をご紹介します。
社内業務をシステム化するってなに？
社内業務をシステム化するというのは、簡単にまとめると業務をより効率化していくことを指します。
例えば、Excelや紙で管理している情報の中から今必要な情報を探すのは時間がかかります。しかしシステム化することにより、すぐに欲しい情報を見つけることができるようになるのです。
もちろんこれはあくまで一例なため他にもいろいろな改善パターンがありますが、いずれにせよ業務をシステム化することは業務効率の向上につながります。
社内業務のシステム化する方法
社内業務をシステム化すると決定した場合、まずは自社開発するかシステム開発会社に依頼するかを決める必要があります。
社内で開発する
社内にシステム管理部などの専門部署がある場合は内製化するのが最もコストが抑えられます。さらに業務内容を理解した自社の人間が開発を行うため、より実際の業務内容に沿った使いやすいシステムに仕上がりやすいです。
ただし独自開発のシステムとなることから、開発した社員が退職してしまうことでメンテナンスができなくなってしまう等のリスクがあります。
システム開発会社に外注する
社内にシステムに詳しい人がいない場合や自社のシステム開発まで手が回らない場合などはシステム開発会社に外注することになります。
コストはかかるものの、仕様を伝えればその通りの社内システムを提供してくれます。少し変わった仕様だとしてもオリジナルで対応してもらえるのが大きなメリットでしょう。
ただし、開発会社が仕様をよく理解していないまま作ってしまうと、結果的に使いにくいシステムが出来上がってしまう可能性があります。
パッケージシステムを導入する
すでに出来上がって販売されているパッケージシステムを導入するのも一つの手段です。
外注するよりもコストは抑えられます。完成されたシステムなので、導入するだけですぐに使えるのが大きなメリットでしょう。ソフトによっては豊富なマニュアルもありますし、分からないこともネットで検索すれば対処法がすぐ見つかります。
デメリットとしては拡張性がないという点です。あくまでもその業務の一般的な仕様がシステム化されているため、自社は少しイレギュラーな仕様でやっているという場合はそのシステムが活用できません。
システム開発に失敗しないために
システム開発を内製化する場合も外注する場合でも気を付けておきたい点をご紹介します。
現場の人間の意見を聞く
開発されたシステムを実際に使う現場の人の声は、システム開発を失敗させないために最も大切といえる部分になります。
現在どういった課題を抱えているのか、こういう仕様だと効率的になり使いやすいなど、システム化する意味や目的を明確にしておきましょう。
こうした現場の人の声をあまり聞かずにシステム化を行った結果、使いづらいシステムになってしまい放置されているという失敗談は珍しくありません。
開発者とのコミュニケーションを欠かさない
自社開発であっても開発する人がその業務に精通しているとは限りません。外注なら尚更業務のことについて理解していないでしょう。
最初の打ち合わせで「これをこうシステム化して欲しい」と簡単に伝えただけでは、十分な情報を伝えているとは言えません。依頼したら終わりではなく、定期的に現状の進行や動作を確認し、そのまま進めていいのか、もう少し違う動作を取り入れたい等希望があるのかを確認していく必要があります。
開発期間に余裕を持って発注する
システム開発は発注したらすぐ納品されるものではありません。小規模なシステムでも最低1ヶ月〜3ヶ月はかかります。大規模なものになれば数年単位で開発が必要になってきます。
いつまでに開発して欲しいという希望があるのならば、初めにその旨を伝えて開発期間はどの程度になるのかを明確にしておく必要があります。
期限ギリギリになって急いで開発してもらったら不具合だらけだった、想像していた作りと違ったというようなすれ違いが起こってしまいます。
社内システム開発なら実績の多いアビリティーシステムにお任せください
社内業務をシステム化するのは一筋縄ではいきません。社内で開発する場合でも外注する場合でも、開発と現場・担当者のコミュニケーションが重要になってきます。
せっかくシステム化しても使い物にならなかったら勿体ないです。
アビリティーシステムでは、不動産管理、顧客管理などの社内システム化を多く手がけてきた実績があります。
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