社内で導入されているシステムが使いづらいと感じるということはありませんか？
システムが使いづらい状態を放置してしまうと、作業効率が低下してしまったり社員のモチベーションの低下に繋がってしまうリスクがあります。
システムが使いづらい原因はいくつかあります。今回はシステムが使いづらいと感じる原因と解決策をご紹介していきたいと思います。
システムが使いづらく感じる原因
システムが使いづらい原因は現場や開発にあったり、そもそもシステムに問題があったりと多岐に考えられます。
今回は代表的な例をご紹介いたします。
操作に慣れていない
システムを導入してから日が浅かったり、新しいシステムに移行したばかりの時は操作に慣れていないため、どうしても使いづらさを感じてしまいます。
慣れていないものに不都合を感じるのは当たり前とも言えます。
開発からのアフターフォローがない
システムを納品して終わりというのは大きな間違いです。むしろシステム開発の現場では納品した後の運用フォローが非常に重要なポイントとなってきます。
しかし中には納品してアフターフォローは一切しないという開発会社もあります。
社内開発の場合でも普段の業務が忙しくてなかなかフォローにまわれないという話もしばしば耳にします。
現場の声を無視したシステムになっている
開発段階で実際に使用する現場の声を無視して作られたシステムは、使いづらいシステムになりやすいです。
開発時に開発者と現場のコミュニケーションが取れていない場合が多いです。
古いシステムをそのまま使っている
使いづらいと思っているシステムは導入してどれくらいの月日が経っているでしょうか？
一般的には導入した当時の状態で10年使っていれば”古いシステム”となります。古いシステムのままだと現在の業務とは異なる部分が出てくることも多く、使いづらさにつながってしまうのです。
システムの使いづらさを解決するために
システムの使いづらさを解決するために、まず行動に起こしやすい対策をご紹介します。
使いづらいと感じる社員がどの程度いるか把握する
システムが使いづらいと感じている社員がどの程度いるか把握することは重要です。例えば元々パソコン操作があまり得意ではない人にとっては、慣れるまで時間がかかってしまう場合があります。
一方で社員の多くが不都合を感じているのなら、その問題はシステム側にあると言っていいでしょう。
その場合はシステム管理部に相談や開発会社に相談して改善を検討しましょう。
操作マニュアルを作成する
事前に操作マニュアルを用意しておくことも重要です。特に中にはたまにしか使わない項目も出てくると思います。そういった部分だけでもある程度のマニュアルを用意しておけば、いざという時に誰も操作がわからないという事態を防げます。
導入後のサポートをしてくれる開発会社を選ぶ・相談する
システム開発を外注する場合、開発から運用フォローまで一律で対応してくれる会社を選びましょう。開発だけで終わりだと、システムに不具合が出た場合や仕様変更を頼みたい時にサポートを受けられません。
問題が起こったら別の会社に頼めばいいと思っていても、他社で開発したシステムの改修は歓迎されないケースが多いです。これはシステムが開発者本人でないと分かりにくいソースコードで作られていることが多いためです。
とは言え、最初に開発を依頼したシステム開発会社が無くなってしまっているケースもあると思います。そういった場合は他社開発のシステムでも対応してくれるシステム開発会社を探して相談してみましょう。
新しいシステムに作り直す
いずれかの解決策でも改善が見られない場合、最終的には新しいシステムに作り直す方が良い場合もあります。
特にすでに古くなっているシステムに関しては、現在の現場の作業内容と合わせて新しく作り直した方が圧倒的に使いやすくなります。
新しく作り直すほどでもない場合でも、使いづらいと感じている部分だけでも改修を検討してみてください。
アビリティーシステムはシステムの使いづらさを解決します！
社内の業務を効率化させるために欠かせない社内システムですが、話を聞くと使いづらさを感じている企業が多いです。
その理由は使い手に問題があったり開発に問題があったり、システム自体に問題があったりと様々です。
最初からシステムを作り直すと判断するのは決断しにくい部分だと思うので、まずは今のままで改善できる方法がないか考えてみてください。原因の内容によってはちょっとした工夫をするだけで改善する可能性もあります。
運用フォローがない開発会社だった場合、新たに相談に乗ってくれる企業を選定する必要があります。その場合は他社開発のシステムでも歓迎とアピールしている会社に相談してみましょう。
アビリティーシステムでも他社開発システムの運用についてのご相談に対応可能です。